Mit den Mitarbeiterrollen in Ihrem Konto legen Sie fest, welche Daten und Funktionen jede Person sehen und nutzen darf. Dieser Artikel erklärt, auf welche Informationen die verschiedenen Mitarbeitertypen zugreifen können, und zeigt, wie Sie Zugriffsrechte passend zu den jeweiligen Aufgaben vergeben.
Übersicht: Typische Einsatzszenarien für Mitarbeiterzugriffe
Vergeben Sie nur die Berechtigungen, die eine Person für ihre Aufgaben tatsächlich benötigt. Die folgende Tabelle zeigt empfohlene Einstellungen für häufige Szenarien.
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechniker | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedetails und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Gastgeber / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gastnamen und Kontaktdaten. |
| Person für Buchungsbenachrichtigungen | Als Sekundärkontakt markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Es werden keine Daten im System angezeigt. Benötigt die Person zusätzlich Einblick, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie bearbeiten Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was ist mit Hausverwaltungen?
Wenn Sie mit einer professionellen Hausverwaltung zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass diese ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Vollmachtsbeziehung zu Ihrem Objekt herstellt. So erhält die Hausverwaltung einen passenden operativen Zugriff, der speziell für Immobilienverwaltungsunternehmen ausgelegt ist.
Wenn Sie die PME-Struktur nicht nutzen möchten und Ihrer Hausverwaltung lediglich einen Mitarbeiterzugang geben wollen, können Sie alle folgenden Berechtigungen vergeben: Objektkonfiguration, Verfügbarkeit einsehen, Buchungen anzeigen und erstellen sowie Distribution und Veröffentlichung.
Damit erhält die Hausverwaltung einen vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung des Objekts. Beachten Sie jedoch: Mitarbeiter können niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen. Nur das PME-Modell ermöglicht es Ihnen, einer Hausverwaltung Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Mitarbeiter (Editor)
Der primäre Mitarbeiter hat vollständigen Zugriff auf alle Objektdaten:
- Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine einschließlich Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gastdetails, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Kann alle Objekteinstellungen einsehen und bearbeiten
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Mitarbeiter: Kann alle Mitarbeiter des Objekts einsehen und verwalten
- Benachrichtigungen: Erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Mitarbeiter kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung für das Objekt bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Detail
Beim Hinzufügen eines Mitarbeiters können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
Was der Mitarbeiter einsehen und bearbeiten kann:
| Kann einsehen und bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| ✅ Objektbeschreibungen und Titel | ❌ Buchungen |
| ✅ Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | ❌ Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| ✅ Ausstattung und Annehmlichkeiten | ❌ Vertriebskanäle |
| ✅ Informationen zu Zimmern und Einheiten | ❌ Gastinformationen |
| ✅ Preise und saisonale Tarife | ❌ Verwaltung gesperrter Termine |
| ✅ Zusatzgebühren | ❌ Leistungskennzahlen |
| ✅ Anreise- und Check-in-Hinweise | ❌ Mitarbeiterverwaltung |
| ✅ Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | ❌ Veröffentlichungssteuerung |
| ✅ Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist schreibgeschützt, sobald das Objekt veröffentlicht wurde.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier konfiguriert werden. Das Einsehen oder Verwalten gesperrter Termine erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen“.
Buchungen anzeigen und erstellen
Buchungen:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| ✅ Vollständige Buchungsdetails | ✅ Manuelle Buchungen erstellen |
| ✅ Name, E-Mail, Telefonnummer und Adresse des Gastes | ✅ Manuelle Buchungen ändern |
| ✅ Vollständige Preisaufschlüsselung | ✅ Buchungen stornieren |
| ✅ Auszahlungsbeträge | ✅ Gastdaten in Buchungen aktualisieren |
| ✅ Provisionsdetails | |
| ✅ Kanalinformationen | |
| ✅ Buchungshistorie und Änderungen |
Gesperrte Termine:
| Kann durchführen |
|---|
| ✅ Gesperrte Termine mit Kommentaren und Notizen einsehen |
| ✅ Gesperrte Termine erstellen |
| ✅ Gesperr |
Möchten Sie uns kontaktieren?
Wir sind hier, um zu helfen. Sie können uns direkt kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben.
Kontaktieren Sie uns