Seit dem Königlichen Erlass 933/2021 müssen Gastgeber in Spanien Gästedaten an die spanischen Behörden melden. Dieser Leitfaden erklärt, was der Erlass für Sie bedeutet, welche Pflichten Sie haben und wie Sie mit dem Online-Check-in von Holidu die Meldung erledigen.
Was ist der Königliche Erlass 933/2021?
Der Real Decreto 933/2021 ist ein spanisches Gesetz. Es soll die Sicherheit erhöhen und kriminellen Aktivitäten im Bereich der Ferienunterkünfte und Mietwagen vorbeugen. Gastgeber und Vermittlungsplattformen wie Holidu müssen detaillierte Informationen über Gäste, Unterkünfte und Buchungen an das spanische Innenministerium übermitteln.
Wann gilt die Regelung?
Das Gesetz ist am 2. Januar 2023 in Kraft getreten. Die Übergangsfrist endete am 1. Oktober 2024. Seitdem können unvollständige oder verspätete Meldungen als Verstoß gelten. Je nach Schwere drohen folgende Bußgelder:
- Leichter Verstoß: 100 bis 600 €
- Schwerer Verstoß: 601 bis 30.000 €
- Sehr schwerer Verstoß: 30.001 bis 200.000 €
Was bedeutet das für Gastgeber auf Holidu?
Wenn Sie Unterkünfte in Spanien auf Holidu inserieren, müssen Sie Gäste- und Buchungsdaten innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in melden. Die Pflicht gilt für alle Unterkünfte in Spanien, unabhängig davon, wo Sie wohnen oder welche Staatsangehörigkeit Sie haben.
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Gemeldet werden die Angaben zum Gastgeber, zur Unterkunft, zu allen Gästen einer Buchung sowie zur Buchung selbst. Holidu erfasst die Buchungsdaten automatisch. Folgende Gästedaten müssen Sie jedoch zusätzlich erfassen:
- Vollständige Namen
- Geburtsdatum
- Wohnadresse
- Kontaktdaten (Telefon oder E-Mail)
- Ausweisart und Ausweisnummer (für Erwachsene)
- „Soporte“-Nummer für Gäste mit spanischem Ausweis (NIF oder NIE)
- Beziehung zu Minderjährigen (sofern zutreffend)
Die Gäste tragen diese Informationen über das Online-Check-in-Formular ein, das Holidu per E-Mail versendet. Sie finden es auch in den Buchungsdetails.
Wo melden Sie die Daten?
Die Meldung erfolgt über die Plattform SES Hospedajes des spanischen Innenministeriums. Befindet sich Ihre Unterkunft in Katalonien oder im Baskenland, melden Sie die Daten weiterhin bei den regionalen Behörden Mossos d’Esquadra bzw. Ertzaintza.
So hilft Holidu bei der Einhaltung
Als Vermittlungsplattform erfasst Holidu die nötigen Daten zu Ihren Unterkünften, Gästen und Buchungen in Spanien und speichert sie sicher. Sobald eine Buchung nicht mehr erstattungsfähig ist, übermittelt Holidu die Informationen automatisch innerhalb von 24 Stunden an SES Hospedajes. Wird eine nicht erstattungsfähige Buchung später storniert, aktualisiert Holidu die Meldung und zieht die Daten zurück.
Schritt für Schritt: Daten über Holidu übermitteln
Mit dem Online-Check-in-Feature können Sie die Meldung über Holidu einrichten. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
- Registrieren Sie sich auf der Plattform SES Hospedajes.
- Klicken Sie auf „Hospedajes y alquiler de vehículos“ und suchen Sie den Zugang zum Register der HOSPEDAJES-Betriebe und -Einrichtungen.
- Wählen Sie bei der Registrierung die Option „Send communications via webservice“ (Kommunikation über Webservice senden).
- Aktivieren Sie das Online-Check-in-Feature in Ihrem Holidu-Konto und wählen Sie die zuständige Behörde aus: SES Hospedajes, Mossos d’Esquadra oder Ertzaintza.
- Geben Sie Ihre Zugangsdaten für SES Hospedajes bzw. die regionale Behörde ein.
Nach der Einrichtung sendet Holidu die Gästedaten am Check-in-Tag bis 23:00 Uhr automatisch an die Behörden. Achten Sie trotzdem darauf, dass alle Angaben vollständig sind, um Bußgelder zu vermeiden.
Muss ich die Gästedaten trotzdem prüfen?
Ja. Auch wenn Holidu die Daten übermittelt, sind Sie für die Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich. Fehlen Angaben, fragen Sie die Gäste direkt beim Check-in danach.
Ich habe den Online-Check-in aktiviert. Bin ich fertig?
Prüfen Sie, ob Sie SES Hospedajes (oder die zuständige Behörde) ausgewählt und die richtigen Zugangsdaten hinterlegt haben. Kontrollieren Sie außerdem, ob auf SES Hospedajes das Kästchen „Send communications via webservice“ aktiviert ist.
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