Eine gute Kommunikation mit Ihrem Gast vor der Anreise sorgt für einen reibungslosen Check-in. Doch was tun, wenn Ihr Gast nicht antwortet? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste vor der Ankunft über Airbnb, Booking.com und Holidu kontaktieren und welche Schritte Sie unternehmen sollten, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen.

Gäste vor der Anreise über Guest Messaging kontaktieren

Mit Guest Messaging von Holidu bündeln Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort. Das gilt unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Guest Messaging ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie auf Ihren Posteingang zu

• Öffnen Sie im Menü den Punkt Nachrichten → Posteingang, um alle Gespräche zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen eine bestimmte Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zum Gespräch mit dem jeweiligen Gast.

KI-Assistent und automatische Übersetzung

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen, etwa zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Die Themen legen Sie unter Einstellungen verwalten fest. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren keine Hürde darstellen. Sie können jederzeit eine Unterhaltung übernehmen oder die Themen anpassen, die der KI-Assistent bearbeitet.

Welche Kontaktdaten sind je nach Buchungskanal sichtbar?

Guest Messaging funktioniert über alle Buchungskanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind jedoch zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse unterschiedlich sichtbar:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo schützen die Plattformen die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes. Diese wird für Sie sichtbar, sobald der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Wenn Ihr Gast nicht reagiert, gehen Sie die folgenden Schritte der Reihe nach durch:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht.
3. Anruf: Falls Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten, versuchen Sie einen Anruf, sofern die Kontaktdaten für Sie sichtbar sind.
4. E-Mail: Senden Sie eine Nachfrage, sofern eine E-Mail-Adresse verfügbar ist.

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und knapp. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre voraussichtliche Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, sobald Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wann Sie den Kundensupport kontaktieren sollten

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen der Kanäle eine Rückmeldung erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular im Holidu Hilfe-Center an unser Support-Team. Wir helfen Ihnen dabei, die Buchungsdetails zu überprüfen, und unterstützen Sie, den Gast gegebenenfalls über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen. Unser lokales Sprachsupport-Team ist außerdem 7 Tage die Woche für Sie da.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Nehmen Sie frühzeitig Kontakt über Guest Messaging auf. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Sen